Las 6 fases para crear un proceso de orientación consciente para nuevos empleados
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En un proceso de orientación para nuevos empleados es clave lograr cumplir con 6 fases durante los primeros 3 meses, en este tiempo es donde se crean las bases para lograr desarrollar un vinculo profesional sólido en el mediano y largo plazo. Te compartimos en este artículo los detalles de cada fase y cómo puedes aplicarlas en tu proceso de orientación consciente.
Los procesos de orientación pueden variar dependiendo de la industria, sin embargo, existen pilares fundamentales que funcionan de manera trasversal en cualquier compañía, dado que tienen un mismo objetivo, lograr la satisfacción, rendimiento laboral y retención a largo plazo del nuevo colaborador.
Dentro de las 6 fases para crear un proceso de orientación consciente para nuevos empleados, el papel del gerente de equipo y líder de recursos humanos es fundamental para que este proceso se cumpla con éxito.
¿Por qué es importante un proceso de orientación consciente?
Un proceso de orientación consciente para nuevos empleados define el tipo de experiencia que el nuevo integrante vivirá en su nuevo equipo de trabajo.
Según el SHRM (Sociedad de Gestión de Recursos Humanos, por sus siglas en inglés) confirma que 1 de cada 5 nuevos empleados abandona la compañía en los primeros 45 días, lo cual puede traducirse en costos muy elevados para la empresa.
Además, al lograr crear un proceso de orientación consciente para nuevos empleados hay una gran probabilidad de alcanzar los siguientes resultados:
- 2,8 veces más de posibilidad de que el nuevo colaborador exprese que tiene el mejor trabajo.
- La probabilidad de que el nuevo empleado esté en la empresa por más de 3 años aumenta en un 58%.
Fase 1: Antes del primer día
La clave en esta primera fase es organizar todo antes de que llegué el primer día de inicio del nuevo empleado.
Tal vez recuerdes tu primer día en la empresa y sabrás que fue abrumador por la cantidad de información que se debe procesar al ingresar a un nuevo equipo de trabajo. Por ello es clave contar con una lista de tareas.
El primer día, es ese momento en el que el nuevo empleado debe sentir que ha tomado la decisión correcta.
El 81% de los empleados se queda más allá del primer año cuando el proceso de orientación ha empezado antes del primer día.
Ideas clave para la fase 1:
- Preparación: Antes del primer día confirma con el nuevo empleador el día y hora de inicio, los enlaces a las videollamadas o plataformas iniciales como el correo e incluir su dirección de mail a las plataformas de mensajería del equipo.
- Instalación: Envíale al nuevo integrante las herramientas y accesorios elementales como computador, monitor y kit de bienvenida.
- Comunicación: Confirma que tiene toda la información elemental clara y solicítale una breve descripción personal para poderla socializar con el equipo durante su presentación
- Planificación: Planifica su primera semana con reuniones individuales, programas de formación relevantes y su primera tarea.
Fase 2: Primer día
¡Llegó el gran día!
Este es el momento en el que presentarás al nuevo empleado con su equipo de trabajo. En este primer día, compártele la información básica, la descripción general de su trabajo y cuales serán las actividades y reuniones que tendrán a lo largo de la semana.
Al finalizar este primer día, el nuevo colaborador debe sentirse bien recibido y con ganas de explorar cada detalle de su nuevo puesto.
Es verdad que con la rutina laboral, podemos llegar a pensar que no tenemos el espacio para tomar una pausa y dedicar un día completo para la inducción del nuevo empleado, sin embargo, uno de los hábitos de las empresas saludables es tener un espacio para el proceso de orientación consciente.
De hecho, solamente el 15% de las empresas dedican un día a la orientación de nuevos empleados.
Ideas claves de la fase 2
- Aspectos básicos: Consultar el estado de los documentos legales, explicar los procedimientos relevantes dentro de su nuevo puesto de trabajo y mejor método de comunicación. (Consulta la guía para evitar fatiga mental por video llamadas)
- Sistemas: Comparte con el nuevo empleado el modo de uso de las plataformas que utilizan dentro del equipo de trabajo.
- Presentaciones: Comparte la nueva incorporación al equipo a los demás integrantes con una breve reseña y biografía del colaborador. Puedes organizar sesiones de presentación con los equipos.
- Bienvenida: Crea espacios más informales como comidas virtuales o eventos de grupo para poder conversar y conocerse mejor.
Fase 3: Segundo día
Después de la información elemental llega el momento de que el nuevo empleado tenga la oportunidad de conocer mejor al gerente o líder de su equipo. Esto con el fin de entender su estilo de gestión, expectativas y solución de dudas que se hayan presentado durante el primer día.
Durante el segundo día, es la oportunidad para reforzar conocimientos como las tareas del nuevo puesto y el plan de formación.
Esta fase es clave, según LinkedIn Talent Solutions, el 96% de los nuevos empleados considera útil las reuniones individuales con su superior directo durante el proceso de orientación.
Ideas claves de la fase 3
- El puesto y el equipo: Explicación a nuevo colaborador sobre su rol. Presentación con los integrantes del equipo.
- Descripción del empleo y expectativas: Lograr responder ¿cuáles son sus actividades? ¿qué se espera de su nuevo rol? ¿cuáles son sus objetivos?
- Presentación del gerente: Compartir los proceso internos de trabajo, flujo de presentación, tipo de gestión y expectativas
Fase 4: Primera semana
Avanzando en el proceso de orientación consciente para nuevos empleados, este es el momento para explicarle más detalles de su trabajo diario y asignarle su primera tarea a realizar. Clave que sea desafiante pero factible.
También es un buen momento para presentarle a un compañero con mayor antigüedad con el fin de que pueda responder dudas dentro de su nuevo rol y sea un mentor en su proceso de orientación.
Según Harvard Business Review el 23% de los nuevos empleados se siente más cómodo con el proceso de orientación cuando le es asignado un compañero durante la primera semana.
Ideas claves de la fase 4:
- Recursos esenciales: Comparte con el nuevo colaborador materiales, estudios o información sobre el mercado, la industria, competencia o empresa con el fin de conocer el contexto que rodea su nuevo rol y objetivos a cumplir.
- Misión de la empresa: Conocer el proposito de la compañía y como es la cultura dentro de los equipos
- Futuro: Asignación de compañero como plan de mentoría. Planificación de sesiones diarias de formación.
- Primera tarea: Comparte con el nuevo empleado su primera tarea, será de ayuda para sentir que es productivo desde la primera semana. Confirma fechas y revisiones.
Fase 5: Primer mes
Un proceso de orientación consciente para nuevos empleados se empieza a consolidar desde este punto. Con la llegada del primer mes el nuevo integrante tendrá de manera más clara las expectativas y la mejor ruta para cumplirlas.
Tendrá más claridad sobre la cultura empresarial y el flujo de comunicación con su nuevo equipo de trabajo.
Durante el primer mes es clave que el líder de equipo pueda organizar sesiones periódicas para compartirle observaciones sobre su progreso y así desarrollar su potencial. En complemento a ello, es de gran ayuda compartirle cuales serán los objetivos de rendimiento que incluirán en su evaluación formal.
Según LinkedIn, el 67% de los nuevos colaboradores considera útil que el líder de equipo defina sus objetivos de rendimiento durante el proceso de orientación.
Ideas claves de la fase 5
- Motivación laboral: Presentación del nuevo colaborador a diferentes integrantes del equipo. Participación en diferentes actividades lúdicas.
- Evaluación del trabajo: Reserva de espacio para conocer su feedback sobre el proceso.
- Desarrollo profesional: Comparte las tareas adicionales para darle una idea de sus responsabilidades, asígnale un mentor y establece expectativas de rendimiento.
Fase 6: Después del segundo mes
Hemos llegado hasta el segundo mes del proceso de orientación consciente para nuevos empleados, hasta este punto se han logrado crear bases sólidas para lograr que un nuevo integrante fortalezca su relación profesional con la empresa.
Un proceso de orientación no tiene una fecha determinada de finalización, algunos expertos explican que para alcanzar una adaptación total del empleado puede tomar desde 6 meses a 1 año. Como todo en la vida, requiere tiempo.
Según Aberdeen, el 37% de las empresas tiene un proceso de orientación que dura más de un mes.
En este punto, es de gran ayuda, compartir un feedback cruzado con mayor profundidad, con el fin de que el nuevo empleador conozca sus puntos más fuertes y la nueva empresa tenga su feedback sobre que se puede mejorar en el proceso de orientación empresarial.
Ideas clave de la fase 6
- Seguimiento de los niveles de satisfacción: Procura que los niveles de tareas sean manejables para evitar un burn-out o estrés laboral
- Preparación para el éxito: Enfócate en los puntos más fuertes del nuevo integrante y ofrécele diferentes opciones de formación para desarrollar sus mejores cualidades.
- Mejora de procesos: Recolecta sus opiniones para poder compartirlo con el equipo de recursos humanos y así se pueda mejorar los procesos de orientación para nuevos colaboradores a futuro.
Resumen
Dentro de la orientación consciente, es de gran ayuda tener como mentalidad cultural, en especial en los equipos de los líderes, que es un proceso que puede tomar tiempo pero que a futuro traerá grandes frutos para el nuevo empleador y la compañía.
Fase 1: Antes del primer día
- Inicia el proceso de orientación antes del primer día. Demuestra junto con tu equipo el entusiasmo por la incorporación del nuevo integrante
Fase 2: Primer día
- Define un programa claro. Es clave que el nuevo empleado tenga claridad de qué es lo que se espera de él durante sus primeras semanas de trabajo. La comunicación es el pilar más importante.
Fase 3: Segundo día
- Gestiona reuniones individuales con el nuevo integrante con el fin de solucionar dudas y demostrar apoyo.
Fase 4: Primera semana
- Definición de la primera tarea: Desafiante pero realizable. Asigna su mentor y guía para las primeras semanas
Fase 5: Primer mes
- Ampliación de la orientación. Organiza sesiones de formación, reuniones individuales y eventos grupales para fortalecer la adaptación con mayor rápidez.
Fase 6: Segundo mes y los siguientes
- Recopilación de feedback cruzado. Solicita al nuevo integrante su feedback sobre el proceso de orientación para mejorar así el proceso.
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